23

07.2015

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty związane z najmem mieszkania?

autor: Sławek Muturi|kategoria: Blog autorów, Fridomia, Praktyczne wskazówki, Wynajem, Zapiski zdeterminowanego Fridomiaka

ilość komentarzy: 10

Dzięki uprzejmości Roberta – dobrze nam znanego Fridomiaka chociażby z wpisów dotyczących „Codziennego przeglądu prasy”, „Inwestowania w garaże” i wielu innych tematów – dziś mam przyjemność zamieścić bardzo treściwy i praktyczny wpis dotyczący jednego z ważnych aspektów zarządzania najmem – archiwizowania dokumentów.  Ogromne dzięki Robert!!!
Oto tekst Roberta:
Zakup mieszkania na wynajem i jego późniejsze wynajmowanie kolejnym najemcom generuje mnóstwo dokumentów. Ważne jest, żeby starannie przechowywać wszystkie gromadzone dokumenty, najlepiej ułożyć je chronologicznie. Idealnie jest założyć osobny segregator dla każdego posiadanego mieszkania na wynajem. Każdy posiadacz mieszkania na wynajem szybko zauważy, że liczba dokumentów szybko rośnie.
Na moje codzienne potrzeby rozróżniam dwa typy dokumentów – tzw. „dokumenty podstawowe” związane z mieszkaniem i jego nabyciem oraz dokumenty późniejsze, bieżące, związane z najmem.
Dokumenty podstawowe mieszkania powinny znaleźć swoje osobne miejsce do przechowywania. W segregatorze znajdą się więc np. umowa sprzedaży mieszkania – zwykle gruby akt notarialny, potem protokół przekazania mieszkania, spisanie liczników, dokumenty ze wspólnoty mieszkaniowej czy spółdzielni (np. zawiadomienia o zebraniach, uchwały). Kupując mieszkanie od dewelopera możemy jeszcze otrzymać często sążnistą umowę deweloperską oraz prospekt informacyjny, świadectwo energetyczne itd. Na pierwszy rzut oka tych dokumentów po jakimś czasie nie będziemy już potrzebowali na co dzień. Ja jednak uważam, że te zwane przeze mnie „dokumentami podstawowymi” należy przechowywać wieczyście i nigdy ich nie wyrzucać. Pomimo, że zajmują sporo miejsca, to koszt i kłopot z ich przechowywaniem nie są przecież wielkie. Tymczasem dokumenty te mogą okazać się niezbędne np. w sprawach podatkowych (związane z ceną nabycia, podatkową amortyzacją mieszkania, podatkiem od czynności cywilnoprawnych). Także przy ewentualnej sprzedaży mieszkania w przyszłości dokumenty te będą o ile nie niezbędne, to na pewno przydatne. Podobnie jak przy sprzedaży samochodu, nabywca chętniej kupi samochód posiadający wszystkie komplety kluczyków, kartę pojazdu i karty serwisowe, niż egzemplarz bez tych rzeczy.
Podsumowując – uważam, że dokumenty podstawowe należy przechowywać wieczyście i nigdy ich nie wyrzucać. Oczywiście niektóre z nich możemy zawsze w jakiś sposób odzyskać (chociażby od notariusza czy od wspólnoty mieszkaniowej/spółdzielni), ale po co tracić czas na ich szukanie.
Inna sprawa jest z pozostałymi dokumentami. Poza dokumentami podstawowymi, każde mieszkanie na wynajem generuje kolejne stosy dokumentów. Będą to przede wszystkim kolejne umowy najmu oraz protokoły zdawczo-odbiorcze. Przy stosownej przeze mnie praktyce podpisywania umów najmu na rok, co roku mamy kolejny kilkustronicowy dokument, nawet jeżeli najemca się nie zmienia, tylko przedłuża najem (oby takich było jak najwięcej ;-). Do tego dochodzą np. kserokopie dowodów osobistych najemców, zaświadczenia o ich zarobkach. W zależności od przyjętego sposobu rozliczeń, dojdą jeszcze np. faktury za prąd czy gaz za każde mieszkanie z osobna, zwykle co 2 miesiące.
Już po niedługim czasie posiadane przeze mnie segregatory z dokumentami mieszkań zaczęły puchnąć. Zacząłem więc się zastanawiać się nad ewentualną utylizacją zbędnych dokumentów. Pomyślałem, że idealnie byłoby posiadać tylko aktualne umowy najmu. Po co trzymać dokumenty sprzed roku czy dwóch, kiedy najemcy zgodnie się wyprowadzili?
Przed podjęciem takiej decyzji lepiej jednak temat głębiej przemyśleć. Pamiętajmy bowiem, że dokumenty takie jak umowa najmu są tworzone na złe czasy. Jeżeli najemcy będą rzetelni, to umowa najmu do niczego nie będzie nam potrzebna w praktyce poza zajmowaniem miejsca w segregatorze. Jeżeli jednak cokolwiek pójdzie nie tak, w mieszkaniu powstanie szkoda, czy też najemca nie zapłaci czynszu, umowa najmu będzie pierwszym dokumentem, który trzeba będzie sprawdzić, przeczytać i ewentualnie wykorzystać. Warto więc wiedzieć, jak długo taka umowa najmu czy protokoły zdawczo-odbiorcze warto i należy przechowywać dla własnego bezpieczeństwa.
Kodeks cywilny regulujący umowę najmu stanowi w art. 677, że roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, jak również roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów na rzecz albo o zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy.
Mamy tu więc krótki – roczny termin przedawnienia. Są to jednak wyłącznie roszczenia przeciw najemcy o naprawienie szkody z powodu zniszczenia mieszkania.
Pozostałe roszczenia, takie jak chociażby podstawowe roszczenie właściciela mieszkania – o zapłatę czynszu – przedawnia się po upływie trzech lat od dnia wymagalności danej raty czynszowej. Jeżeli więc czynsz za styczeń ma być zapłacony do 10. stycznia 2014 r., to przedawnienie nastąpi 10. stycznia 2017 r.
Trzy lata to więc absolutnie niezbędny termin na przechowywanie dokumentów związanych z najmem.
Ja jednak uważam, że niezbędne jest znacznie dłuższe przechowywanie tych dokumentów. Sugerowanym przeze nie terminem jest sześć lat.
Dlaczego akurat tyle? To proste – należności podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat licząc od końca danego roku. W zaokrągleniu będzie to więc sześć lat. O tym jak ważne jest gromadzenie dokumentów na potrzeby należytego reprezentowania swoich spraw podatkowych, nie trzeba nikogo przekonywać.
W prasie mnóstwo jest artykułów i analiz na temat sposobu opodatkowania dochodów z najmu mieszkania. Powstają problemy czy małżonkowie mają opodatkowywać to razem czy osobno, które z nich, czy miesięcznie czy kwartalnie, czy według skali podstawowej, czy może ryczałt 8,5 %, a może lepsza będzie działalność gospodarcza. Powstaje zagadnienie konieczności bądź braku posiadania kasy fiskalnej. Przy zbyt dużej liczbie mieszkań fiskus może zakwestionować legalność ryczałtu i nakazać rozliczać według działalności gospodarczej. Może powstać problem podatku VAT, zwłaszcza przy najmnie lokali użytkowych (biura, ale również np. garaż czy miejsce postojowe). Widać więc, że sam podatek od nieruchomości, który na pierwszy rzut oka powinien też stanowić dla nas zmartwienie, to stosunkowo niewielki problem.
Tak czy siak więc uważam, że dla własnego bezpieczeństwa i we własnym interesie dokumenty związane z najmem należy przechowywać przez minimum 6 lat.
Ja jednak jak na razie nie zamierzam pozbywać się tych dokumentów nawet po upływie tego czasu. Najwyżej dołożę kolejne segregatory ;-) Dla własnej informacji warto będzie po latach wrócić do tych dokumentów, żeby np. sprawdzić jak zmieniała się stawka uzyskiwanego czynszu najmu na przestrzeni kolejnych lat.
Jeżeli ktoś ma problem z przechowywaniem dokumentów, zawsze może spróbować przenieść je do formy elektronicznej. Ja sam to praktykuję, ale raczej jako uzupełnienie dokumentacji papierowej. Zeskanowanie dokumentów zajmuje chwilę czasu, ale późniejsza wygoda jest nie do przecenienia, kiedy w kilka sekund można dotrzeć do interesującej nas umowy najmu czy też aktu notarialnego.
Robert Walczak
radca prawny

Komentarze:

  1. Sławek S. napisał(a):

    witam,

    my dużo mieszkań nie mamy, ale każde ma swój segregator, a dokumenty są w koszulkach i wg grup (np. związane z zakupem – akt i inne, gazownia, spółdzielnia itd). na końcu mam koszulki z umowami z najemcami (ostatnia jest aktualna) a od początku wkładam chronologicznie faktury (tak jak są wpisy do księgi podatkowej). osobny segregator jest na podatki (latami).

    kiedyś przeczytałem, że w Polsce to lepiej nie wyrzucać żadnych papierów, więc jak zabraknie miejsca to będzie dodatkowy segregator.

    dodatkową rzeczą jest karta (na rok) przypisana do każdego z mieszkań z listą wszystkich opłat zawierająca kwotę płatności, stany liczników na fakturze, nr faktury najemcy, na której płaci za dane media, itd. notuję tam także kiedy i za co ja płacę i kiedy najemca wpłacił. mam ten system trzeci miesiąc, ale już stwierdzam, że jest to duża pomoc, bo jeden rzut oka pozwala ocenić płatności a, co najważniejsze, nic nie pomijam i oszczędzam czas.

    pozdrawiam życząc powodzenia z papierami bo to znaczna część tego biznesu, a jakby „niewidoczna”, Sławek

  2. Mariusz Kobak napisał(a):

    Mam problem z przechowywaniem dokumentów. Przechowuję dokumenty w kilku miejscach a potem zawsze jest problem, żeby znaleźć konkretny gdy jest jakiś potrzebny.
    Dlatego poszukuję aplikacji, która pomogłaby w zarządzaniu najmem. Skanowaniu dokumentów i trzymania plików w jednym miejscu. Miałaby kalendarz z możliwością generowania przypomnień o przelewach i rachunkach do opłacenia. Możliwością wysyłania maili i smsów do najemców. Znacie taką aplikację najlepiej webową? Możecie jakąś polecić?

  3. sykel napisał(a):

    Ja ma podobne doświadczenia.
    W 2015 roku Urząd Skarbowy kontrolując zeznanie podatkowe za rok 2012 poprosił mnie o umowy najmu z całego okresu roku 2012. A ponieważ przechowuję wszystkie dokumenty minimum 5 lat to nie miałem żadnego problemu aby wymagane dokumenty dostarczyć.
    Wyrzucam dokumenty dopiero wtedy, kiedy potrzebuję miejsca na nowe dokumenty i wtedy „kasuję” w pierwszej kolejności te starsze niż 5 lat.
    Dokumenty „jeść nie wołają” – więc mogą sobie leżeć :-)

  4. Tomek napisał(a):

    Forma elektroniczna dokumentów jest preferowana również z innego powodu: zawsze może się zdarzyć, że dokumenty papierowe zostaną zniszczone w wyniku pożaru, zalania itp. Dlatego warto jak najwięcej dokumentów mieć wskanowanych bądź w ogóle tylko w postaci elektronicznej, i przechowywać ich kopię zapasową poza naszą siedzibą.

    Na marginesie pytanie do Sławka: jak robi to Mzuri? W końcu przy korzystaniu z usług Mzuri to Mzuri ma wszystkie umowy z lokatorami, protokoły itd.

    • Sławek Muturi napisał(a):

      Tomku, papierów rzeczywiście mamy tony. Będąc w Łodzi kilka dni temu spotkałem w naszej łódzkiej centrali listonosza. Przywiózł cały wózek korespondencji. Podobno nie była to rekordowa ilość:-) Nie podam szczegółów tego jak sobie radzimy, bo nawet sam wszystkich szczegółów nie znam. Ale wiem, że też skanujemy dokumenty. W nowym systemie IT Mzuri wiele dokumentów będzie powstawać tylko w formie elektronicznej i nasi ludzie zostaną wyposażeni w tym celu w specjalne terminale do podpisywania dokumentów na ekranie, a nie na papierze. Czy uda nam się całkiem przejść na obsługę bezpapierową? Niestety na tym etapie jeszcze nie.

  5. Andrzej napisał(a):

    A ja mam bardzo ważne dla mnie pytanie choć może nie do końca w temacie to jednak odnośnie archiwizacji.
    Czy jest jakieś archiwum gdzie powinny być dokumenty potwierdzające wpłatę/wpłaty wkładu mieszkaniowego za mieszkanie spółdzielcze lokatorskie z lat 70? Jest mi to bardzo potrzebne, spółdzielnia już tych dokumentów nie ma… czy jest możliwość, że gdzieś je przesłano do jakiegoś archiwum (Wawa)?

    • Sławek Muturi napisał(a):

      Andrzej, wątpię. Ostatnio widziałem taką książeczkę mojej byłej żony jakieś … 22 lata temu:-) Z tego co pamiętam, to wpisy w książeczkę były dokonywane odręcznie przez panią/pana w kasie przyjmującego wpłatę i przystęplowana pieczątka. I tyle. Nie sądzę by pani w kasie odszukiwała jakąś kopię tej książeczki by zrobić analogiczny wpis. Po prostu wyrywała z danej książeczki skopiowany kupon by jej się w kasie zgadzało. Nie było wtedy komputerów ani innych systemów IT.

      Pewnie istnieje gdzieś archiwum tych luźnych karteczek, ale jeśli już to raczej zorganizowanych wg nazwy oddziału oraz chronologicznej daty wpłaty, a nie według nazwiska benficjenta. Ale obym się mylił. Może ktoś z Fridomiaków będzie miał dla Ciebie konstruktywną podpowiedź. Powodzenia!

Dodaj swój komentarz:





Chcesz, aby koło Twojego komentarza pojawiła się Twoja ikona lub zdjęcie?
Kliknij tutaj i dowiedz się jak to zrobić.

Powiadom znajomego o tym wpisie:

E-mail *
Wpisz wiadomość
Subskrybuj komentarze do tego wpisu

NAJBLIŻSZE SPOTKANIA FRIDOMIACZEK

I FRIDOMIAKÓW

13.X. 2018, sobota – godz 17:00; Seul, Korea – darmowe spotkanie w 3 Alley Pub, podczas którego chętnie odpowiem na pytania związane z wolnością finansową, inwestowaniem w najem, również w formule crowd fund investing, oraz o tym co można robić po osiągnięciu wolności finansowej:-)

29 maja 2019 roku, środa – godz 19:00; live na profilu FB Sławek Muturi oraz – równolegle – webinar (konieczna wcześniejsza rejestracja). Szczegóły bliżej terminu.

Dlaczego info z tak dużym wyprzedzeniem? Bo będzie to już 10-ta (!!!!!!!!!!) rocznica mojego przejścia na wcześniejszą emeryturę:-). Choć będę tego dnia gdzieś w podróży po Afryce, to chciałbym byśmy się spotkali – choćby wirtualnie – przy kieliszku wina lub butelce piwa:-)

 

 

Archiwum - miesiąc po miesiącu

Najwyżej cenione

Jak pozbyć się niechcianego najemcy – najtrudniejszy dotąd case w Mzuri

Podczas licznych prezentacji czy spotkań otrzymuję często pytanie: "OK, rozumiem tę ideę wolności finansowej i inwestowania w nieruchomości na wynajem. Ale co zrobić z najemcą, który nie chce się wyprowadzić z mieszkania? Jak się go pozbyć?". Ludzie postrzegają ten problem jako podstawową barierę na drodze do wolności finansowej. Gdy tłumaczę, że niesłusznie, to nie do końca dają się przekonać. Często nie pomaga to, że mówię, że nie mieliśmy żadnych trudnych, niemożliwych do rozwiązania przypadków. A mamy [...]

Najnowsze komentarze

  • Sławek Muturi: Bobbi, dzięki za update ws Twojego szpiku. Oby tykał dalej w rytm najlepszych szwajcarskich...
  • Sławek Muturi: Jolix, coś chyba rzeczywiście jesteś nieco zakręcona. Reise Fieber? Luz i pamiętaj, że w Kenii...
  • Sławek Muturi: Jolix, w obu miastach wiele bankomatów (nazywanych z angielska ATM). Na przestrzeni ostatnich...
  • Bobbi van der Rohe: One room hotel: https://www.dezeen.com/2018/10 /07/dmva-one-room-hotel-ant...
  • Robert: https://www.rp.pl/VAT/31120997 3-Kiedy-apartament-na-wynajem- sie-oplaca.html&cid=44&...
  • Jolix: Dzięki
  • Bobbi van der Rohe: Dziękuję, nie narzekam :-) Czy szpik pracuje jak szwajcarski zegarek to nie wiem, ale wahadło...
  • Jolix: Dzieki
  • jolix: hej ,dzieki za odp,a jak w koncu jest z tymi bankomatami ,bo juz jestem zakrecona jak sloik,wciaga te karty...
  • Jolix: Dzięki , jeszcze jedno jak to jest z tymi bankomatami w Nairobi i Mombasie , bo już jestem zakręcona jak...
  • Jolix: Dzięki , mam jeszcze pytanko czy trudno jest wypłacać pieniądze z bankomatów w Nairobi czy Mombasie , bo tyle...
  • Sławek Muturi: Jolix, jakiś rok temu kupiłem bilet w kasie bezpośrednio przed podróżą – miejsca były już tylko...
  • Sławek Muturi: Bobbi, dzięki za inspiracje. A jak Twoje zdrowie? Szpik pracuje jak szwajcarski zegarek?
  • Sławek Muturi: Robert, dzięki za kolejną porcję przeglądu prasy :-)
  • Jolix: Hej , czy bilet na pociąg można kupić bezpośrednio przed podróżą ? Bo online potrzebny jest numer mpensa...
  • Bobbi van der Rohe: Elewacja wykonana z glazurowanych bloków ceramicznych w różnych kolorach w Hiszpanii:...
  • Robert: https://www.rp.pl/Podatek-doch odowy/311159979-Karta-podatkow a-przy-rozliczaniu-najmu-ki...
  • Robert: http://wiadomosci.gazeta.pl/wi adomosci/7,166611,24126385,mie szkancy-nowej-kaledonii-jed...
  • Robert: https://www.rp.pl/Mieszkaniowe /311019943-Wielka-plyta-wynajm owana-takze-na-pokoje.html
  • Sławek Muturi: Monika, dzieki za mobilizowanie mlodego pokolenia. To paradoks, ze nie sa zainteresowani, bo to...

Najnowsze wpisy

created by Water Design